Новогодние подарки детям сотрудников: бухгалтерский и налоговый учет

Во многих организациях принято дарить подарки своим сотрудникам. Это делается на разные праздники. Если для сотрудника подарок является всего лишь приятным моментом, то для работников бухгалтерии презент подлежит бухгалтерскому учету, налогообложению и страховым взносам. Рассмотрим, как проходит налогообложение подарков в программе 1С.

Определение подарка

Подарок — это способ поощрения работника, при котором он получает в свою собственность какой-то объект или деньги.

Можно выделить такие виды подарков:

• Поощрение за трудовую деятельность. Такие презенты, согласно ТК РФ, предусмотрены для сотрудников, которые добросовестно справляются со своими обязанностями. Презент переходит в собственность на основании ТК РФ, стоимость презента является частью оплаты труда. Если руководство хочет выделить таким способом работника, обязательно требуется составление приказа по форме номер Т-11. Допускается составление приказов произвольной форме.
• Подарок, не относящийся к трудовой деятельности. Если он стоит меньше 4 тыс. рублей, никаких документов не потребуется. Если презент будет дороже, тогда составляется договор. Подарком является имущество, деньги, какие-то ценности, не имеющие отношения к работе. Это все то, что передано безвозмездно.

Как правильно оформить подарок

Любой подарок оформляется документально, на него составляется приказ директора, являющийся распорядительным документом. Он требуется при превышении стоимости 4000 руб. Договор двусторонний, если презент выдается одному сотруднику, но он может быть и многосторонним, если презент будет получать несколько человек.

Бухгалтерия предоставляет ведомость о передаче презентов, в ней собираются подписи всех одариваемых. В договоре обязательно указать такие данные:

• дату и место составления;
• наименование компании;
• юридический адрес;
• номер счета;
• данные сотрудника или сотрудников с перечислением должностей;
• ИНН;
• подписи.

Сам договор должен включать в себя:

• описание предмета дарения и его формы;
• стоимость, за которую был приобретен презент;
• дату вручения и основания вручения.

Как правильно указать подарки в бухгалтерском учете

Помимо этого, все подарки проводятся через бухгалтерию с использованием счета 73. Подарки в бухгалтерии могут быть закреплены несколькими способами:

• Стоимость подарков относят на счет прочих расходов, а их движение отражается на забалансовом счете.
• Презенты отражаются в составе материально-производственных запасов непосредственно на счете 10 «Материалы».
• Презенты отражаются в составе товаров на счете 41 «Товары».

Затраты на презенты в бухгалтерии являются прочими расходами, но в налоговом учете они к таковым не относятся. То, что подарок передается безвозмездно, подразумевает начисление НДС.

Приобретение

Корреспонденция покупки презента включает в себя: стоимость приобретения подарка (Дт10 Кт60), учет входного НДС (Дт10 Кт60), заявление к вычету входного НДС (Дт68 Кт19).

Выдача

Учет выдачи презентов также обязательно проводится через бухгалтерию, но корреспонденция зависит от вида подарка:

• Если презентом являются деньги, то корреспонденция включает в себя: выдачу денег из кассы (Дт73 Кт50), признание в расходах стоимости подарка (Дт91 Кт 73). При передаче презента на сумму более 4000 рублей – удержание НДФЛ (Дт70 Кт68), удержание налога в размере 20% от стоимости подарка (Дт99 Кт 68).
• Если презентом являлось какое-то ценное имущество, корреспонденция включает в себя: выдачу (Дт73 Кт41), отнесение стоимости в затраты (Дт91 Кт73), начисление НДС безвозмездного вручения (Дт91 Кт 68). При стоимости презента от 4000 рублей – удержание НДФЛ (Дт70 Кт68), отражение налогового обязательства 20% от стоимости (Дт99 Кт 68).

Подарки клиентам

В преддверии праздников многие компании проводят рекламные акции, при которых вручаются презенты клиентам. Зачастую круг лиц, которым будет вручен презент, не определен. Расходы на покупку подарков на рекламные расходы. К таким расходам относятся все затраты на покупку или изготовление призов, предназначающихся для победителей во время рекламных кампаний. Также включаются расходы на любые другие рекламные мероприятия.

Рекламная акция неопределенному кругу лиц может быть переквалифицирована во вручение призов и подарков определенному кругу лиц, если, к примеру розыгрыш или акция предназначается для действующих клиентов компании. Это совершенно два разных понятия, каждое из них прописывается в маркетинговой политике.

Если призы квалифицируются, как рекламные расходы, важно, чтобы доступ к рекламе был открыт неопределенному кругу лиц. В этом случае, победители неизвестны заранее. Если же отмечается получение презента клиентами, расходы автоматические переквалифицируются.

Совершенно необязательно, что призы, списываемые на рекламные расходы, обладают фирменным логотипом. Рекламная акция не означает распространение сувенирной продукции с информацией о компании. Для минимизации риска переквалификации призов в подарки необходимо соблюдать такие правила:

• Создать приказ с точным разграничением условий рекламной акции. В нем должно быть четко оговорено вручение призов и указано, что это является частью рекламы.
• Получить доказательства распространения рекламы о предстоящей акции среди неопределенного круга лиц. Для этого необходимо разработать, распечатать и распространить листовки, флаеры, передать рекламу в СМИ.
• Задокументировать итоги акции: создать акты передачи презентов, отчеты о победителях.

При соблюдении всех этих условий все затраты списываются на рекламные расходы.

Подарки контрагентам на Новый год

Часто в компании вручают подарки контрагентам. Это делается для повышения их лояльности и активности, стимулирует покупку товаров и услуг. Подобные расходы соответствуют всем признакам безвозмездной передачи, они не учитываются для налогообложения.

В категорию прочих расходов, связанных с производством и реализацией, входят и затраты на презенты для клиентов, но они оформляются соответствующими документами. Одним из них является нормативный акт, в нем закрепляются те категории клиентов, в которых особо заинтересована компания. В акте отмечается стоимость и все прочие параметры презентов. Это делается для минимизации риска предъявления претензий.

Помимо акта, рекомендуется составлять экономическое обоснование. Оно подтверждает тот факт, что такая политика увеличила активность действующих клиентов.

Подоходный налог

Есть много правил налогообложения на подарки сотрудникам. Компания, вручающая презенты, является налоговым агентом. Следовательно, она обязана удержать НДФЛ со стоимости врученного презента. Если вручались имущественные подарки, и нет никакой возможности удержать необходимую сумму, то компания должна в течение месяца уведомить об этом ФНС. В уведомлении указывается причина невозможности удержания налога и сумма. Все это предусмотрено для презентов от 4000 рублей. Для более дешевых не нужно удерживать и перечислять налог и подавать сведения в ФНС.

Страховые взносы

Если работник получил презент, который не связан с его прямыми обязанностями, то никакие страховые взносы не предусмотрены. Страховые взносы взимаются со всех подарков за добросовестное исполнение трудовых обязанностей и являются элементами оплаты труда. Это предусмотрено в локальных нормативных актах.

Налог на добавленную стоимость

Если презенты вручаются работникам, компания должна начислить НДС в день вручения. Безвозмездная передача права собственности на любые товары не является реализацией товара, следовательно, подлежит обложению НДС. Размер НДС составляет 20%.

Налоговая база — это стоимость презента, указанная в первичных учетных документах, согласно которым товары приобретались организацией. Если же компания сама произвела товары, которые затем использовались для подарка, то налоговой базой для исчисления НДС является себестоимость.

В случае дарения налогоплательщик обязательно выписывает счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж. По закону физлица не платят НДС. Следовательно, на каждое физлицо, получившее подарок, счет-фактура не выставляется.

Все операции необходимо указывать в книге продаж, а также составляется справка-счет или сводный документ, где указываются все суммарные расходы. После этого все суммы НДС с презентов работникам, выплаченные компанией, в дальнейшем принимаются к вычету.

Налог на прибыль

Расходы на презенты, а также все затраты, связанные с их передачей, не облагаются налогом на прибыль. В эту же категорию входят все расходы в виде вознаграждений, выплат, предусмотренных на основании трудовых договоров или контрактов.

Все расходы, связанные с приобретением или изготовлением подарков — это затраты, не направленные на извлечение доходов. Соответственно, такие затраты не уменьшают налоговую базу.

Основные моменты уплаты налогов и сборов с презентов

Нужно учитывать такие важные момент при уплате налогов:

• НДС. Исчисляется из суммы подарков или из себестоимости.
• НДФЛ. Презенты до 4000 рублей НДФЛ не облагаются. Все прочие облагаются налогом в 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.
• Налог на прибыль. Презент будет учитываться в расходах для целей прибыли, если он связан с работой сотрудника. Простой презент не учитывается в расходах по данному налогу.

Налогообложение детских подарков

Во многих организациях практикуется приобретение подарков детям всех работников. При этом учет новогодних подарков для детей сотрудников происходит по таким правилам:

• НДФЛ. Здесь значение имеет, на какую сумму получил подарок конкретный работник. Если совокупная стоимость более 3000 рублей в год, с него удерживается НДФЛ. Принципиального значения не имеет, самому сотруднику преподносился презент или его детям.
• НДС. Этот налог начисляется на закупочную стоимость презента без НДС. Если компания презентовала сотруднику собственную продукцию, НДС удерживается с себестоимости.
• Страховые взносы. Никакие взносы не начисляются с презентов, если они не связаны с работой сотрудника, не являются вознаграждением или каким-либо другим поощрительным жестом.

Вручение презента за покупку товаров

Покупатели получают подарок за покупку товара или приобретение работ или услуг. Часто компании проводят всевозможные акции, к примеру, необходимо купить один товар, а второй идет бесплатно или полагается какой-то презент. Такие подарки не признаются безвозмездной реализацией, ведь так называемый «бесплатный» второй товар – это выполнение определенных действий со стороны покупателей (ему необходимо купить нужное количество товара). Такое действие нельзя именовать безвозмездной передачей подарка, так как оно увеличивает продажи, следовательно, и доход компании.

Такие подарки должны учитываться для налогообложения. Исключение составляют компании, работающие по УСН. Тогда считается, что компания не получает дохода, так как за товар, получаемый покупателями в виде бонуса, денежных средств не поступает. Экономически обоснованными являются и расходы на приобретение таких подарков, они учитываются при исчислении налога по УСН. Компания получает право на вычет налога.

Предоставление бонусных подарков — это один из элементов маркетинговой политики организации. Если такой политики нет, обязательным является хотя бы приказ руководителя. Помимо этого, факт скидки оформляется актом, протоколом или каким-либо другим документом. Основным его назначением является подтверждение того, что покупатель выполнил все условия и получил право на скидку. Такой акт можно составить в произвольной форме, но в нем необходимы все реквизиты первичного документа. Если покупатель получает бесплатный бонусный товар, его отгрузку оформляют накладной, которую обычно используется при поставке товара.

Подарки и расходы на корпоратив

Расходы на корпоратив указываются в специальном приказе о проведении мероприятия. Он должен быть подписан руководством. В законе нет специально утвержденной формы приказа, его можно составить в произвольной форме в соответствии с внутренними требованиями документооборота компании. В приказе обязательны реквизиты, а также подробный список всех расходов, которые были при организации корпоратива.

В дополнение к приказу может составляться смета затрат, но это не обязательно. Корпоративные расходы включают в себя:

• аренду помещений;
• организационные расходы;
• расходы на обслуживание;
• стоимость банкета;
• расходы на декор в помещении;
• подарки сотрудникам.

Все эти затраты не входят в список расходов, закрепленных в Налоговом кодексе Российской Федерации. Следовательно, они не могут уменьшать налогооблагаемую базу. Исключение составляют те случаи, когда корпоратив оформили как деловую встречу или как мероприятие для привлечения клиентов. В таких случаях обязательно составляются:

• приказ о проведении представительского мероприятия;
• смета;
• все договора и акты.

Все эти документы должны подтверждать проведение именно официального, но не развлекательного мероприятия. При этом налоговый учет возможен только в том случае, если суммарный объем таких расходов не превысил 4% от суммы ФОТ.

Ошибки при налогообложении

При налогообложении подарков зачастую встречаются такие ошибки:

• Подарок в виде канцелярских товаров. Это то, чем пользуются все офисные сотрудники – бумага, ручки, блокноты, органайзеры, перекидные календари и прочее. Такие подарки списываются в виде расходных материалов. Это существенно упрощает работу бухгалтера. Данная статья расходов не вызывает никаких вопросов со стороны налоговых органов при проверке.
• Использование налогового вычета. 4000 руб – это сумма налогового вычета в отношении подарков. Важно отслеживать, не меняется ли эта сумма в сторону увеличения.
• Неправильное отражение налогов. Выдача вознаграждения сотрудникам оказывает непосредственное влияние на налоговую учет компании, к этому моменту нужно относиться очень внимательно. Часто при проверках налоговыми органами осуществляется доначисление такого налога, компании выносится административное правонарушение.

Полезные рекомендации

Иногда предусматриваются презенты представителям госорганов. Если компания направляет подарки в органы государственной власти, то учесть расходы на их покупку для выплаты налогов довольно сложно. Здесь полностью отсутствует экономическая обоснованность расходов, ведь вышеуказанные органы власти не могут относиться ни к настоящим, ни потенциальным клиентам. Следовательно, компания не может получать доходов от предоставления таких подарков.

При продаже товаров, предоставлении работ и услуг со скидками, НДС исчисляется с той стоимости товаров, которая осталась после удержания скидки.